Acht Jahre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege

E-Rechnungen archivieren: digital und unveränderbar

Eine E-Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Sie muss acht Jahre lang so aufbewahrt werden, dass sich der ursprüngliche Inhalt jederzeit nachvollziehen lässt.

Was aufbewahrt wird

E-Rechnungen

Aufbewahrt wird die Originaldatei, wie sie bei Ihnen eingegangen ist. Ausdrucke und PDF-Exporte sind für die Archivierung ausdrücklich nicht ausreichend.

Übergangsfrist bis Ende 2027

Solange Sie noch Rechnungen auf Papier oder als einfaches PDF bekommen, gehören auch die ins Archiv: Papier als Scan, PDF- und Word-Dateien im Original.

Papierbelege

Belege bis 250 € und Fahrausweise dürfen Sie ebenfalls einscannen und digital archivieren.

Frist: mindestens acht Jahre

Die Frist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Läuft eine Außenprüfung, verlängert sie sich, bis das Verfahren abgeschlossen ist.

Was Unveränderbarkeit bedeutet

Der Gesetzgeber verlangt in § 146 Abs. 4 AO, dass der ursprüngliche Inhalt eines Belegs jederzeit feststellbar sein muss. Es genügt also nicht, eine Prüfsumme zu speichern, sondern das Dokument selbst muss unveränderbar archiviert werden.

Wir verwenden daher einen Objektspeicher mit Object Lock, der alle Anforderungen an einen WORM-Speicher (Write Once, Read Many) erfüllt.

Zusätzlich wird beim Ablegen eine Prüfsumme über die Datei gebildet und ebenfalls unveränderbar gespeichert. Damit lässt sich die Identität von Kopien nachweisen.

Wenn Sie gehen ...

Sie haben auch im Fall einer Kündigung jederzeit Zugriff auf die archivierten Dateien und Sie können Ihr Archiv jederzeit vollständig exportieren. Ihre Dokumente gehören Ihnen.

Was außer dem Speicher dazugehört

Eine Betriebsprüfung erfordert mehr als eine Datei.

Suche über den gesamten Bestand

Belege müssen neben ihrer Rechnungsnummer zum Beispiel auch über Datum, Beträge, Aussteller und Dokumenttyp auffindbar sein.

Export für die Betriebsprüfung

Der Prüfer bekommt die Daten auf einem Datenträger. Sie müssen ihm dafür keinen Zugang zu Ihrem System einrichten.

Verfahrensdokumentation

Eine Dokumentation unserer Prozesse stellen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Sie ergänzen nur Ihren eigenen Ablauf.

Papierbelege

Papier kommt auch weiterhin an: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Papierbelege dürfen Sie einscannen und anschließend vernichten. Voraussetzung ist, dass das Bild mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar abgelegt wird und das Verfahren dokumentiert ist.

Wichtig!

Notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen, Zolldokumente und Wertpapiere müssen Sie weiterhin im Original aufbewahren.
Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.

Häufige Fragen

Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Der Ausdruck darf die Datei begleiten, aber nicht ersetzen.

Genügt mein E-Mail-Postfach als Archiv?

In der Regel nicht. Nachrichten lassen sich dort verändern und löschen, und die Wiederauffindbarkeit ist nicht gewährleistet.

Was ist mit meinem Google Drive?

Gleiches Problem wie mit E-Mails. Zugriffsrechte lassen sich zwar einschränken aber nachträglich auch wieder erweitern.

Sind es acht oder zehn Jahre?

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege auf acht Jahre verkürzt. Laufende Verfahren können die Frist jedoch verlängern.
Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleibt es bei zehn.

Fangen Sie jetzt an.

Sie erhalten bei der Registrierung 10 Dokumente gratis. Probieren Sie es aus.

Konto anlegen und bestätigen. Keine Kreditkarte nötig, es dauert zwei Minuten.
Laden Sie erste Rechnungen hoch, testen Sie Journal und Export.
Erstellen Sie den ersten Export und senden Sie ihn an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro.

Jetzt kostenlos starten Erst eine Rechnung prüfen

Fair & transparent

Tarifwechsel oder Kündigung immer zum Monatsende möglich.
Gekauftes Guthaben verfällt nicht. Auch beim Wechsel in ein Abo bleibt einmal gekauftes Guthaben bestehen.
Ihr Archiv gehört Ihnen. Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente während der Aufbewahrungsfrist.

Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Haftungsausschluss: Wir übernehmen keine Gewähr für die Ergebnisse der Validierung und des XML/PDF-Renderers. Die auf dieser Website veröffentlichten Informationen wurden teilweise mit Unterstützung von KI recherchiert und aufbereitet. Trotz sorgfältiger Kontrolle und regelmäßiger Überprüfung können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Inhalte übernehmen. Wenn Sie Fehler finden oder Verbesserungsvorschläge haben, freuen wir uns über einen Hinweis.

Compliance: Wir validieren gegen den offiziellen KoSIT Validator 1.6.3 mit den Konfigurationen XRechnung 3.0.2 und Peppol BIS 3.0.21. Die Images sind auf Docker Hub veröffentlicht, die Dockerfiles sind auf GitHub einsehbar.

Keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung: Wir bieten keine Beratung in Steuer- oder Buchhaltungsfragen an. Bitte wenden Sie sich für solche Fragen an einen Steuerberater oder ein Steuerbüro.

Angebot für Unternehmer: Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB — an Gewerbetreibende, Freiberufler und juristische Personen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.