Für die öffentliche Webseite gilt eine eigene Erklärung; sie steht im Impressum.
In der Anwendung fallen zwei Arten von Daten an, und wir stehen dazu in zwei verschiedenen Rollen.
Für Ihre Kontodaten sind wir verantwortlich. Das sind die Angaben, die Sie bei der Anmeldung und im Profil hinterlegen, die Nutzungsprotokolle und die Abrechnung. Was damit geschieht, steht auf dieser Seite.
Für die Inhalte Ihrer Rechnungen sind Sie verantwortlich. Darin stehen in aller Regel personenbezogene Daten Dritter — Ansprechpartner, Namen von Einzelunternehmern, Bankverbindungen. Diese Daten verarbeiten wir nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Dazu schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die kaufmännische Seite regeln die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
apps4everything UG (haftungsbeschränkt)
Greifswalder Str. 16a
15366 Neuenhagen b. Berlin
vertreten durch Stephen Mittag
mail@apps4everything.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.
Bei der Anmeldung erheben wir Vor- und Nachname, Firma, E-Mail-Adresse und ein Kennwort. Das Kennwort speichern wir ausschließlich als bcrypt-Hash, im Klartext ist es uns nicht bekannt. An die angegebene Adresse senden wir eine Nachricht zur Bestätigung; ohne Bestätigung wird das Konto nicht freigeschaltet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Unter „Mein Konto“ hinterlegen Sie die Angaben, die in Ihre eigenen Rechnungen einfließen: Firma und Anschrift, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelsregisternummer, Ansprechpartner, Telefon, Rechnungs-E-Mail, Webseite, Bankverbindung, Ihre elektronische Adresse (etwa eine Leitweg-ID) sowie die Angaben, ob Sie Kleinunternehmer sind und nach vereinnahmten Entgelten versteuern. Sie gehören zum Unternehmen, nicht zu Ihnen als Person, und sind deshalb am Konto und nicht am einzelnen Nutzer gespeichert.
Diese Angaben machen Sie freiwillig; ohne sie lassen sich allerdings keine normkonformen Rechnungen erzeugen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Angemeldet werden Sie in der App, nicht auf dieser Webseite. Die App bekommt dabei
einen Zugangsschlüssel und legt ihn im localStorage Ihres Browsers ab
— das ist ein Speicher des Browsers, der nichts an uns zurücksendet, solange
die App ihn nicht mitschickt. Beim Abmelden wird er entfernt, bei einem Kennwortwechsel
wird er ungültig.
Cookies setzen wir in der Anwendung nicht — auch kein Sitzungs-Cookie. Eine Einwilligung brauchen wir dafür folglich nicht.
Weitere Zugänge zu einem Konto gibt es derzeit nicht — auch nicht für Ihre Steuerberatung. Wer Belege an die Buchhaltung geben will, benutzt dafür die Übergabe: Sie erzeugt ein Archiv zum Herunterladen, das Sie selbst weiterreichen. Wir versenden es nicht und richten dafür auch keinen fremden Zugang ein.
Sie laden Dateien hoch oder leiten E-Mails an eine persönliche Postfachadresse weiter. Die nehmen wir auf einem eigenen Mailserver entgegen und verarbeiten dabei Absender, Betreff, Zeitpunkt und Anhänge. Angenommen wird eine Nachricht, wenn die Empfängeradresse zu einem aktiven Konto gehört.
Den Absender prüfen wir dabei bewusst nicht: Er lässt sich fälschen, eine Prüfung würde also nichts sichern und nur Weiterleitungen aus fremden Postfächern verhindern. Wer Ihre Postfachadresse kennt, kann Ihnen deshalb Belege einliefern. Aus demselben Grund geht unser Bericht über verarbeitete Anhänge immer an Ihre bestätigte Kontoadresse und nie an den Absender. Die Postfachadresse können Sie in der App jederzeit wechseln; die alte gilt dann nicht mehr.
Eine hochgeladene Datei wird gegen den Validator der KoSIT geprüft und für die Anzeige lesbar aufbereitet. Beides geschieht auf unseren eigenen Servern.
Zur Verarbeitung Ihrer Belege ziehen wir keinen weiteren Dienst hinzu. Was Sie ablegen, bleibt auf unseren Servern — es gibt keine Texterkennung und keine sonstige Auswertung ausser Haus.
Legen Sie ein Dokument ab, speichern wir es unverändert auf einem Objektspeicher mit Schreibschutz (Object Lock), zusammen mit einer Prüfsumme (SHA-256), dem Zeitpunkt der Ablage und dem Ende der Aufbewahrungsfrist. Die Übertragung dorthin ist mit TLS verschlüsselt; die abgelegten Dateien selbst verschlüsseln wir nicht zusätzlich.
Bei einer geprüften E-Rechnung legen wir neben dem Dokument auch den Prüfbericht des Validators ab. Er gehört zum Beleg: Er hält fest, was zum Zeitpunkt der Ablage geprüft wurde und mit welchem Ergebnis.
Zu jedem Beleg speichern wir den Bearbeitungsstand und die dafür nötigen Angaben. Bei der Übergabe an Ihre Buchhaltung entsteht ein Archiv mit den Originaldokumenten und einer Belegliste; die Belegliste wird ebenfalls archiviert.
Alle Anwendungsdaten sind Ihrem Konto zugeordnet. Andere Kunden haben darauf keinen Zugriff.
Für die Nutzung der Schnittstelle benötigen Sie einen Schlüssel — denselben, mit dem auch die App arbeitet. Bei jedem Aufruf protokollieren wir den aufgerufenen Endpunkt, den Zeitpunkt, das Ergebnis (Erfolg oder Fehler), die absendende IP-Adresse, die Kennung des verwendeten Schlüssels und die Angabe, mit welchem Programm der Aufruf kam (den sogenannten User-Agent). Wir brauchen das für die Abrechnung, die Fehlersuche und die Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Damit einzelne Absender den Dienst nicht überlasten, zählen wir Aufrufe je IP-Adresse kurzzeitig in einem Zwischenspeicher mit. Die Zähler laufen nach einer Minute ab und verschwinden dann von selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der stabile Betrieb.
Wir führen je Konto einen Zähler über verbrauchte und erworbene Ablagen. Zahlungen wickeln wir über Stripe ab; dorthin werden Sie zur Zahlung weitergeleitet. Ihre Zahlungsdaten verarbeitet ausschließlich Stripe, wir sehen sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wie auf der Webseite protokolliert der Webserver den Aufruf mit Adresse, Zeitpunkt, Datenmenge, Status, verweisendem Link, Browser und IP-Adresse. Die Protokolle werden nach 10 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb.
| Dienst | Zweck | Übermittelte Daten | Sitz |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Betrieb der Server und des Objektspeichers | Alle in der Anwendung verarbeiteten Daten | Deutschland |
| Brevo | Versand von System-E-Mails | E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht | Frankreich |
| Stripe | Zahlungsabwicklung | Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsdaten | Irland / USA |
Mit diesen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ihre Dokumente liegen in den Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein, die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Eine Weitergabe Ihrer Daten zu eigenen Zwecken der Dienstleister oder an sonstige Dritte findet nicht statt.
Von diesen drei Unternehmen verarbeitet nur Stripe auch ausserhalb der EU. Unser Vertragspartner dort ist die Stripe Payments Europe, Limited in Irland; für Übermittlungen in die USA gelten die EWR-Standardvertragsklauseln, die Stripes Datenverarbeitungsvereinbarung einbezieht. Einzelheiten stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Ziffer 6.
Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Nach dessen Löschung entfernen wir sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Rechnungen und Abrechnungsdaten, die unsere eigene Buchhaltung betreffen, bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf.
Nutzungsprotokolle der Schnittstelle — also der Eintrag je Aufruf mit IP-Adresse und Programmkennung — löschen wir nach 90 Tagen. Sie dienen der Fehlersuche und der Abwehr von Missbrauch; länger brauchen wir sie dazu nicht.
Buchungen über Ihr Guthaben bewahren wir länger auf, weil sie belegen, wofür abgerechnet wurde: bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährung, also drei Jahre zum Ende des jeweiligen Jahres.
Server-Protokolle werden nach 10 Tagen gelöscht.
Ihr Konto löschen wir auf Ihre Nachricht hin — eine Schaltfläche dafür gibt es in der App nicht, eine E-Mail genügt. Danach endet Ihr Zugang und wir entfernen Ihre Kontodaten. Die archivierten Dokumente bleiben bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gespeichert und werden erst danach gelöscht. Die Verwahrung ist dafür zwei Jahre kostenfrei; wir melden uns rechtzeitig vorher. Exportieren können Sie in diesen zwei Jahren jederzeit alles.
Das schränkt Ihr Recht auf Löschung ein, und zwar zulässig: Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt Verarbeitungen aus, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind — hier Ihrer eigenen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Gegen Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses können Sie Widerspruch einlegen (Art. 21).
Eine E-Mail an mail@apps4everything.de genügt. Wir beantworten Anträge innerhalb eines Monats.
Ihre Daten können Sie jederzeit auch selbst herausziehen: Die Anwendung exportiert Ihr Archiv vollständig und in offenen Formaten, ohne Aufpreis und ohne Rückfrage bei uns.
Betrifft Ihre Anfrage Daten, die in Rechnungen unserer Kunden stehen, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Kunden: Für diese Inhalte ist er der Verantwortliche, wir sind nur Auftragsverarbeiter und leiten Ihre Anfrage an ihn weiter.
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf
Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
lda.brandenburg.de
Haftungsausschluss: Wir übernehmen keine Gewähr für die Ergebnisse der Validierung und des XML/PDF-Renderers. Die auf dieser Website veröffentlichten Informationen wurden teilweise mit Unterstützung von KI recherchiert und aufbereitet. Trotz sorgfältiger Kontrolle und regelmäßiger Überprüfung können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Inhalte übernehmen. Wenn Sie Fehler finden oder Verbesserungsvorschläge haben, freuen wir uns über einen Hinweis.
Compliance: Wir validieren gegen den offiziellen KoSIT Validator 1.6.3 mit den Konfigurationen XRechnung 3.0.2 und Peppol BIS 3.0.21. Die Images sind auf Docker Hub veröffentlicht, die Dockerfiles sind auf GitHub einsehbar.
Keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung: Wir bieten keine Beratung in Steuer- oder Buchhaltungsfragen an. Bitte wenden Sie sich für solche Fragen an einen Steuerberater oder ein Steuerbüro.
Angebot für Unternehmer: Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB — an Gewerbetreibende, Freiberufler und juristische Personen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.