Zwischen Ihnen als Auftraggeber und uns als Auftragnehmer. Er wird mit dem Nutzungsvertrag geschlossen und gilt, solange dieser besteht.
1.1 Wir verarbeiten personenbezogene Daten für Sie, soweit das zur Erbringung der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen beschriebenen Leistungen erforderlich ist: Empfang, Erzeugung, Prüfung, lesbare Darstellung, Verwaltung, Übergabe und unveränderbare Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und sonstiger Belege.
1.2 Die Verarbeitung dauert an, solange der Nutzungsvertrag besteht. Für archivierte Dokumente gilt die Sonderregelung in Ziffer 8.2.
1.3 Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union statt, soweit in Ziffer 6 nichts anderes angegeben ist.
Stammdaten und Kontaktdaten von Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern, Rechnungs- und Positionsdaten, Zahlungs- und Bankverbindungsdaten, Kommunikationsdaten aus dem E-Mail-Eingang sowie der Inhalt eingestellter Belege.
Ansprechpartner und Mitarbeiter Ihrer Kunden und Lieferanten, Einzelunternehmer und Freiberufler als Rechnungssteller oder -empfänger, Ihre eigenen Beschäftigten, soweit sie in Belegen auftauchen.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand dieses Vertrages. Die Anwendung ist für Rechnungen und Buchungsbelege gedacht; Belege aus dem Gesundheitsbereich gehören nicht dazu.
2.1 Wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf Ihre dokumentierte Weisung. Die Nutzung der Anwendung im vorgesehenen Funktionsumfang gilt als Weisung; einzelne Handlungen wie das Ablegen eines Dokuments im Archiv sind Weisungen im Sinne dieses Vertrages.
2.2 Weitergehende Weisungen erteilen Sie in Textform an mail@apps4everything.de. Mündliche Weisungen bestätigen Sie unverzüglich in Textform.
2.3 Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir Ihnen das mit und dürfen ihre Ausführung bis zu Ihrer Bestätigung aussetzen.
2.4 Verarbeiten wir Daten aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, teilen wir Ihnen das vor der Verarbeitung mit, sofern das Gesetz eine Mitteilung nicht verbietet.
3.1 Wir verpflichten die mit der Verarbeitung befassten Personen auf Vertraulichkeit und stellen sicher, dass sie entsprechend unterwiesen sind.
3.2 Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in der Anlage beschrieben sind, und halten sie auf dem Stand der Technik.
3.3 Wir unterstützen Sie bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an uns, leiten wir sie unverzüglich an Sie weiter.
3.4 Wir unterstützen Sie bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit Ihnen die dazu nötigen Angaben nicht ohnehin vorliegen.
3.5 Wir melden Ihnen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben, die Sie für Ihre Meldung nach Art. 33 DSGVO benötigen.
3.6 Wir führen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO und legen es Ihnen auf Anfrage vor.
3.7 Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen bei uns nicht vor. Ansprechpartner in Datenschutzfragen ist Stephen Mittag.
4.1 Sie sind für die Zulässigkeit der Verarbeitung und für die Wahrung der Rechte betroffener Personen verantwortlich.
4.2 Sie benennen uns die Ansprechpartner für Datenschutzfragen und teilen Änderungen mit.
4.3 Sie informieren uns unverzüglich, wenn Sie bei der Prüfung unserer Leistung Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellen.
4.4 Sie verwalten die Zugänge zu Ihrem Konto selbst, auch die für Dritte wie Ihre Steuerberatung, und nehmen nicht mehr benötigte Zugänge zurück.
5.1 Wir weisen Ihnen die Einhaltung dieses Vertrages auf Anfrage nach, in der Regel durch die Beschreibung der Maßnahmen in der Anlage, durch Zertifikate unserer Dienstleister und durch aktuelle Selbstauskünfte.
5.2 Reicht das nicht aus, können Sie sich nach Ankündigung mit angemessener Frist und während unserer üblichen Geschäftszeiten selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer von der Einhaltung überzeugen. Der Prüfer darf kein Wettbewerber von uns sein.
5.3 Kontrollen dürfen den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören. Für Aufwand, der über eine Kontrolle je Kalenderjahr hinausgeht, dürfen wir eine angemessene Vergütung verlangen, es sei denn, die Kontrolle beruht auf einem konkreten Anlass in unserer Sphäre.
6.1 Sie stimmen dem Einsatz der nachstehenden Unterauftragsverarbeiter zu. Mit jedem von ihnen haben wir einen Vertrag geschlossen, der den Anforderungen des Art. 28 DSGVO entspricht.
| Unternehmen | Leistung | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH Gunzenhausen |
Rechenzentrum, Server, Objektspeicher | Deutschland |
| Brevo (Sendinblue SAS) |
Versand von System-E-Mails | Frankreich |
| Stripe Stripe Payments Europe Ltd. |
Zahlungsabwicklung | Irland; Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen |
6.2 Wir dürfen weitere Unterauftragsverarbeiter hinzuziehen oder bestehende austauschen. Wir teilen Ihnen das mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Sie können aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen; in diesem Fall dürfen beide Seiten den Nutzungsvertrag zum geplanten Wechsel kündigen.
6.3 Bei einer Übermittlung in ein Drittland stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen — durch einen Angemessenheitsbeschluss oder durch Standardvertragsklauseln nebst Wirksamkeitsprüfung.
6.4 Das betrifft von den oben genannten Unternehmen allein Stripe. Unser Vertragspartner ist die Stripe Payments Europe, Limited mit Sitz in Irland; für Übermittlungen in die USA gilt der Zusatz für Datenübertragungen, der Bestandteil der Datenverarbeitungsvereinbarung von Stripe ist und die EWR-Standardvertragsklauseln (Module 1 und 2) einbezieht. Hetzner verarbeitet ausschliesslich in Deutschland, Brevo in Frankreich.
Die Server stehen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Nürnberg und Falkenstein, zertifiziert nach ISO/IEC 27001. Zutritt haben nur berechtigte Personen des Betreibers. Der administrative Zugang erfolgt ausschließlich verschlüsselt und schlüsselbasiert; ein Zugang mit Kennwort ist abgeschaltet.
Jeder Kunde hat ein eigenes Konto; alle Anwendungsdaten sind diesem Konto zugeordnet und für andere Konten nicht erreichbar. Kennwörter werden als bcrypt-Hash gespeichert. Ein Konto hat genau einen Zugang; weitere Zugänge — etwa für die Steuerberatung — gibt es nicht.
Alle Verbindungen zur Anwendung und zur Schnittstelle sind mit TLS verschlüsselt. Eine zusätzliche Verschlüsselung der abgelegten Dateien setzen wir derzeit nicht ein; der Schutz der Ablage ruht auf der Zutritts- und Zugriffskontrolle des Rechenzentrums, der Trennung der Mandanten und der Aufbewahrungssperre des Objektspeichers.
Zu jedem archivierten Dokument werden Zeitpunkt der Ablage, Prüfsumme (SHA-256) und Herkunft protokolliert. Zugriffe über die Schnittstelle werden mit Endpunkt, Zeitpunkt und Ergebnis protokolliert.
Die Daten werden täglich gesichert; die Sicherungen werden 14 Tage aufbewahrt. Die Systeme werden überwacht; Sicherheitsaktualisierungen werden zeitnah eingespielt.
Archivierte Dokumente liegen auf einem Objektspeicher mit Schreibschutz (Object Lock). Innerhalb der Aufbewahrungsfrist können sie weder geändert noch gelöscht werden — auch nicht durch uns.
Die Anwendung läuft in Containern und lässt sich aus der Versionsverwaltung und den Sicherungen neu aufsetzen. Wir streben an, den Betrieb nach einem Ausfall innerhalb von 24 Stunden wiederherzustellen.
Die Maßnahmen werden bei wesentlichen Änderungen an der Anwendung überprüft, mindestens einmal jährlich.
8.1 Nach Beendigung des Nutzungsvertrages geben wir die Daten nach Ihrer Wahl zurück oder löschen sie. Für die Rückgabe stellt die Anwendung eine vollständige Exportfunktion in offenen Formaten bereit; sie steht Ihnen noch 30 Tage nach Vertragsende zur Verfügung.
8.2 Abweichend davon können archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie liegen auf einem Speicher mit technischem Schreibschutz, der sich innerhalb der Frist nicht aufheben lässt — das ist die Eigenschaft, die die Ablage revisionssicher macht. Diese Dokumente bleiben deshalb bis zum Ablauf ihrer Frist gespeichert und werden danach gelöscht.
8.3 Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Verarbeitung dienen, dürfen wir entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahren.
Die kaufmännische Seite regelt Ziffer 5.7 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Die Verwahrung nach Vertragsende ist zwei Jahre kostenfrei, danach wird sie zum veröffentlichten Preis fortgesetzt. Am Löschzeitpunkt ändert das nichts — gelöscht wird erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
9.1 Für die Haftung im Verhältnis der Parteien gilt Art. 82 DSGVO sowie ergänzend die Haftungsregelung des Nutzungsvertrages.
9.2 Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Änderung dieser Klausel.
9.3 Widerspricht eine Regelung dieses Vertrages dem Nutzungsvertrag, geht dieser Vertrag vor.
9.4 Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
9.5 Es gilt deutsches Recht.
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Compliance: Wir validieren gegen den offiziellen KoSIT Validator 1.6.3 mit den Konfigurationen XRechnung 3.0.2 und Peppol BIS 3.0.21. Die Images sind auf Docker Hub veröffentlicht, die Dockerfiles sind auf GitHub einsehbar.
Keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung: Wir bieten keine Beratung in Steuer- oder Buchhaltungsfragen an. Bitte wenden Sie sich für solche Fragen an einen Steuerberater oder ein Steuerbüro.
Angebot für Unternehmer: Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB — an Gewerbetreibende, Freiberufler und juristische Personen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.