Vom Rechnungseingang bis zum Export für die Buchhaltung

Alles in einer einfachen Anwendung.

Rechnungseingang und Rechnungsausgang

Digital oder analog — alles an einem Platz.

Buchhaltung und Steuerprüfung

Alle Belege validiert, archiviert und bei Bedarf einfach zu finden.

Jetzt kostenlos starten Preise ansehen

Rechnungseingang

Analog und digital. Belege einfach hochladen oder weiterleiten

Hochladen oder weiterleiten — geprüft, lesbar gemacht und abgelegt in einem Schritt.

Sie bekommen eine E-Rechnung? Laden Sie die XML- oder PDF-Datei hoch — oder leiten Sie die E-Mail einfach an Ihre persönliche Importadresse weiter.

Die Rechnung wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft, das Validierungsergebnis archiviert und die Rechnung ins Journal übernommen. Alles in einem Schritt.

Und was keine E-Rechnung ist? Mit Rechnungen auf Papier und einfachen PDFs müssen Sie bis Ende 2027 noch rechnen, mit Kleinbetragsbelegen wie Tankquittungen oder Fahrscheinen dauerhaft. Unter Beleg erfassen laden Sie den Scan hoch und tragen die wenigen Angaben ein, die der Buchhalter braucht.

Was der Eingang mitbringt

Automatische Validierung — EN16931, XRechnung, ZUGFeRD
Belegerfassung für Papier, Scans und Kleinbeträge
E-Mail-Import an eine eigene Adresse
mit KoSIT-Validierungsbericht

Rechnungsausgang

Rechnungen schreiben — per Formular oder aus unserer Excelvorlage.

Das Rechnungsformular in xml-rechnung.eu: oben die Auswahl von Profil (XRechnung) und Ausgabeformat (ZUGFeRD, PDF mit XML), darunter die Felder für Empfänger und Absender, jedes mit der Nummer seines Business Terms. Noch fehlende Pflichtfelder sind rot markiert; der Absenderblock ist aus den Stammdaten vorbelegt und erklärt unter „Eigene Kennung“, wann sie nötig ist.

Das Formular kennt die Pflichtfelder der verschiedenen Normen und markiert was fehlt. Erstellt XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen direkt in der Anwendung. Die Absenderdaten kommen aus Ihren Stammdaten — Sie füllen nur noch Empfänger, Positionen und Beträge aus.

Auf Knopfdruck wird daraus eine normkonforme E-Rechnung.

Rechnungen aus einem anderen System — Warenwirtschaft, Kasse, Handwerkersoftware — laden Sie unter Ablegen hoch. Sie werden geprüft und unveränderbar archiviert.

Was der Ausgang mitbringt

Formular mit allen Business Terms der EN 16931
Upload von E-Rechnungen aus anderen Systemen möglich
Import von CSV-Daten (z.B. aus unserer Vorlage) möglich
Erzeugt ZUGFeRD-PDF oder reines XML
Jede erzeugte Rechnung wird mit dem KoSIT-Validator geprüft

Lieber in Excel?

Wer seine Rechnungen lieber in einer Tabelle schreibt, nimmt unsere Vorlage: Felder ausfüllen, als CSV-Datei speichern und in die Anwendung hochladen.

Die Excel-Vorlage für Ausgangsrechnungen: Abschnitte für Rechnung, Rechnungssteller und Rechnungsempfänger; die auszufüllenden Felder sind gelb hinterlegt, daneben stehen der Business Term der EN 16931 und ein kurzer Hinweis. Unten die Blätter Anleitung, Rechnung, Positionen, Prüfung, CSV, Listen und Steuer.

Felder ausfüllen — CSV hochladen.

Journal

Hier finden Sie alle Rechnungen an einem Ort.

Prüfergebnis, Aufbewahrungsfrist und Prüfsumme stehen an der Rechnung.

Suchen Sie nach Rechnungsnummer, Absender oder Empfänger, filtern Sie nach Status oder Richtung.

Vermerken Sie die Zahlung und bei Bedarf hinterlassen Sie eine Mitteilung für die Buchhaltung. Jeder Schritt wird mit Zeitpunkt und Bearbeiter protokolliert.

Was das Journal mitbringt

Eingang und Ausgang in einer Liste
Bearbeitungsprotokoll
Zahlungseingang, Mitteilung an die Buchhaltung
Suche und Filter

Übergabe an die Buchhaltung

Export per ZIP-Archiv. Ihre Kanzlei muss nichts umstellen, nichts kaufen und sich nirgends anmelden.

Export als ZIP an die Buchhaltung — mit Belegliste, jederzeit nachvollzieh- und reproduzierbar.

Abgeschlossene Rechnungen übergeben Sie als ZIP-Archiv der Originaldokumente — im ursprünglichen Format, XML oder ZUGFeRD-PDF, benannt nach Belegnummer.

Dazu kommt eine Belegliste als CSV: Beträge nach Steuersatz, Belegart, Zahldatum und Ihre Mitteilungen an den Buchhalter.

Was die Übergabe mitbringt

Belegliste als CSV, direkt in Excel zu öffnen
ZIP-Archiv der Originaldokumente
Jeder Export ist archiviert

Archivierung

GoBD-konforme Speicherung — unveränderlich für 8 Jahre.

Jedes gültige Dokument geht automatisch ins Archiv

Abgelegt wird die Datei, wie sie ankam. Sie ist für acht Jahre lang unveränderbar — sie kann weder überschrieben noch gelöscht werden.

Unser WORM-Speicher

Objektspeicher mit Schreibsperre und Prüfsumme
Deutsches, nach ISO 27001 zertifiziertes Rechenzentrum

Automatisch im Hintergrund Die Archivierung erfolgt automatisch nach der Validierung, die Dokumente finden Sie im Journal. Mehr über unseren Belegspeicher erfahren sie hier.

Fangen Sie jetzt an.

Sie erhalten bei der Registrierung 10 Dokumente gratis. Probieren Sie es aus.

Konto anlegen und bestätigen. Keine Kreditkarte nötig, es dauert zwei Minuten.
Laden Sie erste Rechnungen hoch, testen Sie Journal und Export.
Erstellen Sie den ersten Export und senden Sie ihn an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro.

Jetzt kostenlos starten Erst eine Rechnung prüfen

Fair & transparent

Tarifwechsel oder Kündigung immer zum Monatsende möglich.
Gekauftes Guthaben verfällt nicht. Auch beim Wechsel in ein Abo bleibt einmal gekauftes Guthaben bestehen.
Ihr Archiv gehört Ihnen. Jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumente während der Aufbewahrungsfrist.

Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Haftungsausschluss: Wir übernehmen keine Gewähr für die Ergebnisse der Validierung und des XML/PDF-Renderers. Die auf dieser Website veröffentlichten Informationen wurden teilweise mit Unterstützung von KI recherchiert und aufbereitet. Trotz sorgfältiger Kontrolle und regelmäßiger Überprüfung können wir keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Inhalte übernehmen. Wenn Sie Fehler finden oder Verbesserungsvorschläge haben, freuen wir uns über einen Hinweis.

Compliance: Wir validieren gegen den offiziellen KoSIT Validator 1.6.3 mit den Konfigurationen XRechnung 3.0.2 und Peppol BIS 3.0.21. Die Images sind auf Docker Hub veröffentlicht, die Dockerfiles sind auf GitHub einsehbar.

Keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung: Wir bieten keine Beratung in Steuer- oder Buchhaltungsfragen an. Bitte wenden Sie sich für solche Fragen an einen Steuerberater oder ein Steuerbüro.

Angebot für Unternehmer: Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB — an Gewerbetreibende, Freiberufler und juristische Personen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.